Презентация на тему ms access. Презентация по информатике "Система управления базами данных Microsoft ACCESS"

Интерфейс MS Office Access

Microsoft Office Access 2010

База данных в Access - это множество всех таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, составляющих законченную систему.

Объекты БД – таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Кроме того, приложение Access содержит некоторые другие объекты, в.т.ч связи, свойства БД и спецификации импорта и экспорта.

Можно использовать Access для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать следующие элементы:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Файлы баз данных Microsoft Access

Отчет Форма

Файлы баз данных Microsoft Access

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

4. Отображение и печать данных осуществляется с помощью отчета.

Таблицы и связи

Таблица – хранилище данных; это отправная точка при создании приложения. Независимо от того, хранятся ли данные в БД Access или приложение ссылается на них путем связывания внешних таблиц, все прочие объекты Access прямо или косвенно ссылаются на таблицы.

Запросы

Запрос помогает находить и извлекать данные, удовлетворяющие заданным условиям, включая данные из нескольких таблиц. Запрос можно также использовать для обновления или удаления нескольких записей одновременно и для выполнения предписанных или пользовательских расчетов на основе данных.

1 из 9

Презентация на тему:

№ слайда 1

Описание слайда:

№ слайда 2

Описание слайда:

№ слайда 3

Описание слайда:

Как правило, БД существует независимо от отдельных программ. Отделение данных от программ позволяет разным программам использовать одни и те же данные для своих целей. Идеологическая ценность БД объясняется тем, что в их основе концепция информационной модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных. Информация в БД организована по разному. Можно выделить три основные структуры представления данных в БД: иерархическую (древовидную); сетевую реляционную (табличную).

№ слайда 4

Описание слайда:

Структуры представления данных в БД Иерархическая Реляционная Сетевая В большинстве случаев используют реляционные БД, в которых данные представлены в виде связанных файлов, состоящих из записей. Структура всех записей в файлах одинакова, а количество записей в файле является переменным. Элементы данных, из которых состоит каждая запись, называются полями. Одна запись содержит информацию об одном объекте той реальной системы, модель которой представлен в таблице. Запись 1 Запись 2

№ слайда 5

Описание слайда:

Поля - это различные характеристики (атрибуты) объекта. Значения полей относятся к одному объекту. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям удобно давать уникальные имена. Записи различаются значением ключей. Главным ключом в БД называют поле (совокупность полей), значение которого не повторяется у разных записей. Очень часто в качестве главного ключа используется номер записи по порядку. С каждым полем связано одно очень важное свойство - тип поля. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. В реляционных базах данных используют четыре основных типа полей: числовой (целый и вещественный), символьный, дата, логический.

№ слайда 6

Описание слайда:

Пример 1. Описать структуру БД "Телевизионная программа на неделю"В таблице для поля "Канал" использован целый числовой тип, а для поля "Время" - вещественный.

№ слайда 7

Описание слайда:

Сама по себе БД не может обслужить запросы пользователя на поиск и обработку информации. База данных - это только "склад", на котором хранится информация. Роль "кладовщика" на этом складе выполняют специальные программные системы, которые называются системами управления базами данных (СУБД). Все СУБД поддерживают в той или иной форме четыре основных операции: добавить в базу данных одну или несколько записей; удалить из базы данных одну или несколько записей; найти в базе данных одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию; обновить в базе данных значение некоторых полей.

№ слайда 8

Описание слайда:

Большинство СУБД поддерживают, кроме того, механизм связей между различными файлами, входящих в базу. Например, связь может установиться явным образом, когда значением некоторых полей является ссылка на другой файл, такие СУБД называются сетевыми, или же связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах. Такие СУБД называются реляционными. Реляционная база упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте. MS Access - это функционально полная СУБД реляционного типа, в которой разумно сбалансированы все средства и возможности, типичных для современных СУБД.

№ слайда 9

Описание слайда:

Вопросы для самоконтроляЧто такое база данных? Какую структуру хранения данных используют в БД? В чем особенность реляционной БД? В чем состоит удобство табличного представления информации? Как описывается структура данных в реляционной БД? Что такое запись, поле записи? Какую информацию они содержат? Определите следующие понятия: имя поля, значение поля, тип поля. Какие бывают типы полей? Что такое СУБД? Каково назначение этого вида программного обеспечения? Какие СУБД называются реляционными? Каковы основные функции СУБД? К какому типу относится СУБД Access?

Общие сведения. Важнейший и неотъемлемый компонент Создание таблиц для новой базы данных Таблицы являются важнейшим и неотъемлемым компонентом любой базы данных. Для прохождения этого курса, в котором описывается создание таблиц для новой базы данных в пошаговом режиме, требуется лишь начальный уровень подготовки.

Цели курса 1.создавать таблицы в режиме таблицы; 2.устанавливать типы данных для полей в таблице; 3.создавать таблицы в режиме конструктора, задавать для таблицы первичный ключ и типы данных; 4.создавать поля подстановки со списком вариантов выбора; 5.изменять значения в существующих полях подстановки в режиме конструктора. Создание таблиц для новой базы данных

Создание таблиц Создание таблиц для новой базы данных Способы создания таблиц. В этом курсе будет создана база данных для отслеживания активов, что позволит отказаться от громоздких электронных таблиц. В предыдущем курсе рассматривалось проектирование таблиц для новой базы данных (поля, типы данных, первичные и внешние ключи). Теперь пора приступить к созданию таблиц.

Создание таблиц Создание таблиц для новой базы данных Способы создания таблиц. В реляционной базе данных все сведения хранятся исключительно в таблицах, что делает их ключевым компонентом базы данных. Отсутствие таблиц означает отсутствие базы данных. Этот курс посвящен основным инструментам для создания таблиц режимам таблицы и конструктора.

Создание таблиц Создание таблиц для новой базы данных Способы создания таблиц. Вот описание процесса: В режиме таблицы для создания таблицы необходимо щелкнуть заголовок пустого поля, выбрать тип данных и ввести имя поля. Таким образом, достаточно всего лишь щелкать поля в таблице и вводить текст, что и будет продемонстрировано дальше. Для некоторых таблиц можно сэкономить время с помощью полей из раздела «Краткое руководство», предопределенных наборов полей, соответствующих некоторым основным бизнес- потребностям, таким как хранение адресов, начальных и конечных дат. Нужно только выбрать подходящий набор полей в меню.

Создание таблиц Создание таблиц для новой базы данных Способы создания таблиц. Вот описание процесса: В отличие от режима таблицы, в режиме конструктора можно управлять всеми полями и свойствами таблицы. В рамках этого курса в режиме конструктора будет создана таблица и изменены значения в поле подстановки (поле, содержащем список вариантов выбора). Следует помнить о том, что в базе данных, предназначенной для публикации в среде SharePoint, создавать таблицы можно только в режиме таблицы.

Создание таблицы в режиме таблицы Создание таблиц для новой базы данных Процесс в режиме таблицы. Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц. Как при создании новой пустой базы данных, так и при добавлении таблицы в существующую новая таблица открывается в режиме таблицы. Обратите внимание: новая таблица содержит поле «Код». Это первичный ключ, поэтому создавать его уже не требуется.

Создание таблицы в режиме таблицы Создание таблиц для новой базы данных Процесс в режиме таблицы. Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц. Чтобы добавить поля, щелкните заголовок первого пустого поля (слова Щелкните для добавления). Появится меню типов данных, в котором можно выбрать тип данных для поля. После этого также появляется возможность изменить заголовок поля.

Создание таблицы в режиме таблицы Создание таблиц для новой базы данных Процесс в режиме таблицы. Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц. Введите имя поля и нажмите клавишу ВВОД. Фокус переместится к следующему полю, для которого нужно повторить ту же процедуру. Помните о том, что в именах полей, состоящих из нескольких слов, не следует использовать между ними пробелы.

Создание таблицы в режиме таблицы Создание таблиц для новой базы данных Процесс в режиме таблицы. Режим таблицы является наглядным инструментом для создания таблиц. Завершив создание полей, нажмите сочетание клавиш CTRL+S или кнопку Сохранить на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение, в котором необходимо ввести имя таблицы и сохранить ее.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство» Создание таблиц для новой базы данных Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство». Поля из раздела «Краткое руководство» позволяют быстрее создавать отдельные сегменты таблицы. В этих полях хранятся стандартные бизнес- данные, а все имена полей и типы данных уже заданы.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство» Создание таблиц для новой базы данных Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство». Откройте таблицу в режиме таблицы и на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите команду Другие поля. Откроется список. Прокрутите список до раздела Краткое руководство и выберите поле нужного типа (например, Адрес или Имя). В результате поля вместе с именами и типами данных будут автоматически добавлены в таблицу приложением Access.

Экономия времени с помощью полей из раздела «Краткое руководство» Создание таблиц для новой базы данных Добавление в таблицу полей из раздела «Краткое руководство». Новые поля можно сразу же использовать, начав вводить в них данные, либо переименовать или удалить. Может показаться, что в именах полей присутствуют пробелы. На самом деле это не имена, а подписи отображаемый понятный текст, связанный с каждым именем поля.

Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблиц для новой базы данных Использование режима конструктора. В режиме конструктора можно создавать таблицы с нуля, а также устанавливать и изменять любые свойства каждого из полей. Кроме того, в режиме конструктора можно открывать существующие таблицы для добавления, удаления и редактирования полей.

Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблиц для новой базы данных Использование режима конструктора. На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц. В столбце Имя поля конструктора введите имена полей таблицы. Как правило, первым создаваемым полем является поле первичного ключа. Помните о том, что на данном этапе не нужно добавлять внешние ключи: это можно будет сделать при создании связей.

Создание таблицы в режиме конструктора Создание таблиц для новой базы данных Использование режима конструктора. В столбце Тип данных в списке рядом с именем поля выберите для него тип данных. Как всегда, сохраните изменения и задайте для новой таблицы имя, которое описывает хранящиеся в ней данные. В области Свойства поля можно задавать свойства отдельных полей.

Добавление и сохранение данных Создание таблиц для новой базы данных Процесс сохранения данных. Завершив создание таблиц, можно добавить несколько записей. Так проще всего протестировать таблицы и убедиться в том, что в них сохраняются нужные данные. При этом необходимо помнить некоторые правила.

Добавление и сохранение данных Создание таблиц для новой базы данных Процесс сохранения данных. При вводе или изменении данных для помещения их в базу данных не нужно нажимать кнопку Сохранить. Достаточно переместить фокус на другую запись. Для этого в таблице или в так называемой форме для нескольких элементов можно щелкнуть другую строку. Кроме того, перевести фокус на следующую запись можно с помощью клавиши TAB или клавиш со стрелками. Все эти действия приводят к сохранению новых данных.

Использование кнопок навигации по записям Создание таблиц для новой базы данных Кнопки навигации по записям в Access. После создания таблиц нужно научиться использовать кнопки навигации по записям. Они расположены в левом нижнем углу таблиц, а также в результатах запросов и на большинстве форм.

Использование кнопок навигации по записям Создание таблиц для новой базы данных Кнопки навигации по записям в Access. С помощью этих кнопок можно перейти к нужным данным. Кнопка Первая запись позволяет перейти к первой записи в таблице или результатах запроса. Кнопка Предыдущая запись позволяет перейти к предыдущей записи. Поле Текущая запись содержит записи в последовательном порядке, в нем также отображается выбранная запись. Кнопка Следующая запись позволяет перейти к следующей записи.

Добавление поля подстановки в таблицу Создание таблиц для новой базы данных Использование мастера подстановок. Вместо таблицы также можно использовать поле подстановки. Предположим, что требуется фиксировать сведения о местах хранения активов компании. Если имеется большое количество расположений, например комнаты на нескольких этажах, для этих данных можно создать таблицу, чтобы упростить работу с ними. Однако если есть всего несколько расположений, сведения о них целесообразно хранить в поле подстановки.

Добавление поля подстановки в таблицу Создание таблиц для новой базы данных Использование мастера подстановок. Список вариантов может храниться в самом поле подстановки либо загружаться из поля в другой таблице. Ниже приведены инструкции по созданию поля подстановки с внутренним списком вариантов выбора (в приложении Access это называется списком значений).

Добавление поля подстановки в таблицу Создание таблиц для новой базы данных Использование мастера подстановок. Откройте таблицу в режиме таблицы и на вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите команду Другие поля. Выберите в меню пункт Подстановка и отношение. Будет запущен мастер подстановок. На первой странице мастера выберите параметр Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

Добавление поля подстановки в таблицу Создание таблиц для новой базы данных Использование мастера подстановок. На следующей странице мастера введите в поле Число столбцов значение 1, а затем введите варианты выбора в таблицу (по одному в строке). На третьей странице мастера введите имя для нового поля и нажмите кнопку Готово.

Предложения по упражнениям 1.Создайте таблицу «Поставщики» в режиме таблицы. 2.Создайте таблицу «Поддержка» в режиме конструктора. 3.Создайте таблицу «Активы». 4.Создайте поля подстановки в режиме таблицы. 5.Создайте поля подстановки в режиме конструктора. Создание таблиц для новой базы данных Интерактивные упражненияИнтерактивные упражнения (необходим Access 2010)

1-й вопрос теста Создание таблиц для новой базы данных Правильно. В качестве первичного ключа в новой таблице используется поле «Код». Можно изменить его имя или заменить его другим первичным ключом, однако новая таблица всегда содержит первичный ключ. При создании таблицы в режиме таблицы необходимо задать поле первичного ключа. Ответ: 2. Неверно.

3-й вопрос теста Создание таблиц для новой базы данных При необходимости типы данных можно изменить, однако они уже установлены. При создании таблицы с использованием полей из раздела «Краткое руководство» необходимо задать для них типы данных. Ответ: 2. Неверно.

4-й вопрос теста Выберите синтаксически правильный вариант списка значений из предложенных ниже. (Выберите один ответ.) Создание таблиц для новой базы данных 1."Вариант 1","Вариант 2","Вариант 3" 2."Вариант 1";"Вариант 2";"Вариант 3" 3."Вариант 1":"Вариант 2":"Вариант 3"

4-й вопрос теста Создание таблиц для новой базы данных Варианты выбора заключаются в двойные кавычки и разделяются точкой с запятой. Выберите синтаксически правильный вариант списка значений из предложенных ниже. Ответ: 2. "Вариант 1";"Вариант 2";"Вариант 3"

Размер: 233 Кб
Количество слайдов: 37

Описание презентации Презентация Презентация Access по слайдам

2Основные понятия Предметная область – это часть реального мира, подлежащая изучению с целью автоматизации управления в этой сфере. Объект реального мира (сущность) – это нечто существующее и различимое, для которого существует название и способ отличать один подобный объект от другого (школа, магазин, банк и т. д.)

3Основные понятия 1. Объект может быть набором объектов – класс объектов. 2. Например – товар на складе представляет собой набор различных товаров. 3. Классом объектов называют совокупность, обладающую одинаковым набором свойств. 4. Каждый объект в наборе называют экземпляром объекта.

4Свойства объектов Свойством объекта называется некоторая величина, которая характеризует состояние объекта в любой момент времени. Отдельный экземпляр объекта можно описать, если указать достаточное количество значений его свойств. Например, все экземпляры объекта Товар характеризуются свойствами: артикул товара, наименование товара, цена товара.

5Идентифицирующие свойства объектов Идентифицирующее свойство объекта — свойство, по значению которого можно однозначно отличить один экземпляр объекта от другого в пределах класса объектов. Например, объект Сотрудник. Идентифицирующими свойствами нельзя считать свойства: Фамилия, Имя, Отчество из-за наличия однофамильцев с совпадающими именами и отчествами. Можно добавить в список свойства: Дата рождения, Национальность. Можно использовать идентифицирующее свойство Номер паспорта, Серия паспорта или Табельный номер.

6Понятие атрибута объекта (реквизита) Каждый объект характеризуется набором свойств, которые называются атрибутами объекта или реквизитами. Атрибут — это информационное отображение отдельного свойства некоторого объекта, процесса или явления.

7Реляционная модель данных Разработана Э. Ф. Коддом в 1970 г. РМД — это организация данных, в которой информационные объекты представляют в виде двумерных массивов (таблиц), обладающих следующими свойствами: 1. каждый элемент таблицы – один элемент данных; 2. все столбцы в таблице однородные, т. е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип; 3. каждый столбец имеет уникальное имя; 4. порядок следования строк и столбцов может быть произвольным. В теории множеств таблицы называются отношениями или реляциями. Строки — записями (кортежами). Столбцы – полями (атрибутами отношений).

8Реляционная модель данных Данная модель базируется на реляционной алгебре, где определены такие математические операции, как объединение, вычитание, пересечение, соединение и др. В любой реляционной базе данных можно сформировать несколько таблиц. Таблицы должны быть связаны между собой для возможности одновременной работы со всеми таблицами. Связь между двумя таблицами выполняется через одинаковые поля. Поле, используемое для связывания таблиц, называется ключевым полем или ключом.

9СУБД MS ACCESS MS Access относится к системам управления базами данных реляционного типа и является одной из самых популярных настольных СУБД. MS Access представляет собой комплекс прикладных программ, предназначенных для выполнения следующих операций: создания баз данных (БД) ; обеспечения доступа к данным; обработки данных. MS Access обладает большим набором визуальных средств (для ввода, анализа и представления данных), также позволяет использовать возможности объектно-ориентированного языка программирования (VBA — Visual Basic для приложений).

10Объекты СУБД MS Access Таблица – сохраняет данные. Запрос – выбирает нужные данные из одной или нескольких таблиц. Форма – выводит данные из таблиц или запросов в форме удобной для пользователя. Отчет – формирует выходной документ для вывода на печать. Макрос – программа, состоящая из последовательности макрокоманд, предназначенная для автоматизации конкретных операций обработки базы данных. Модуль – программа на языке VBA , которая разрабатывается пользователем для реализации нестандартных операций при создании приложения.

12Таблицы 1. Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица. 2. Каждое поле таблицы содержит одну характеристику (атрибут) объекта предметной области. 3. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

13Способы создания таблиц 1. Режим таблицы (путем ввода данных). 2. Конструктор таблиц. 3. Мастер таблиц. 4. Импорт таблиц. 5. Связь с таблицами – устанавливается автоматическая непосредственная связь текущего приложения с данными других приложений. Таблица остается в приложении-источнике и может использоваться несколькими приложениями.

14Типы данных таблиц 1. Текстовый – тип данных по-умолчанию. Число символов в поле не должно превышать 255. 2. МЕМО (комментарий – хранилище текста) – текст и цифры длиной до 6 5 535 символов. Просмотр данных возможен только в форме или отчете. 3. Числовой – целые и десятичные числа. 4. Денежный – числа в денежном формате. 5. Счетчик – последовательные или случайные числа. 6. Дата/время – дата и время.

15Типы данных таблиц 7. Логический – данные, которые могут иметь одно из двух возможных значений (да/нет, истина/ложь, 0/1, -1/0, вкл/выкл). 8. OLE -объект – поле содержит ссылки на OLE объекты. 9. Гиперссылка – поле содержит адреса файлов или URL web- сайтов.

16Свойства полей задаются в режиме Конструктор таблиц на вкладке Общие и зависят от выбранного типа данных.

17Свойства полей 1. Размер поля Для текстовых — от 0 до 255 Для числовых – размер выбирается из списка: байт (0-255) ; целое (-32768 +32767) ; длинное целое (-2, 14 · 109 + 2, 14 · 109) ; одинарное с плавающей точкой (-3, 4 · 10 38 + 3, 4 · 1038) ; двойное с плавающей точкой (-1, 797 · 10 308 + 1, 797 · 10308).

18Свойства полей 2. Формат поля. 3. Число десятичных знаков. 4. Маска ввода — служит для задания отображения постоянных символов в поле и ограничения длины. Пример маски для отображения 4х-значного десятичного числа со знаком: #9999 -854 ; 1854; -25 # 0000 (ввод обязателен) Маску LLL ? ? ? можно использовать для текстового поля: улица, дом, кровля (L — ввод обязателен; ? – ввод необязателен). 5. Подпись – второй идентификатор поля, используется в формах или отчетах. 6. Значение по умолчанию – значение, которое при создании записи автоматически вводится в качестве предустановки.

19Свойства полей 7. Условие на значение — ограничение, накладываемое на значения поля (256 OR 512). 8. Сообщение об ошибке — текст сообщения составляется разработчиком и появляется на экране при нарушении предыдущего свойства. 9. Обязательное поле – если выбирается ДА, то все ячейки данного поля должны быть заполнены. 10. Пустые строки – если выбирается НЕТ, поле не должно содержать данных, состоящих из одних пробелов. 11. Индексированное поле — если выбирается ДА, то в соответствие каждому значению поля ставится индекс (простое число). Таблица индексов используется для ускорения выборки данных из таблицы.

20Организация связей между таблицами Ключевые поля могут быть двух видов: первичный ключ; внешний ключ. Первичный ключ – поле, каждый элемент которого однозначно определяет запись таблицы. Внешний ключ – поле, которое вводят в таблицу специально для выполнения связывания таблиц. Студент Номер ФИО Дата рожд Группа Сессия Номер Оценка 1 Оценка 2 Оценка 3 Результат Стипендия Результат Сумма стипендии

21Организация связей между таблицами Таблицы Студент и Сессия связаны по первичным ключам, а таблицы Сессия и Стипендия связаны по внешнему ключу. При выполнении связывания таблиц с использованием внешнего ключа используются следующие определения: таблица с первичным ключом называется главной таблицей; таблица с внешним ключом – подчиненной таблицей.

22Типы связей 1. Один к одному. Первичный ключ главной таблицы связан с первичным ключом подчиненной таблицы. 2. Один ко многим. Первичный ключ главной таблицы связан с внешним ключом подчиненной таблицы. 3. Многие ко многим. Связь реализуется через таблицу-связку и распадается на две связи Один ко многим. Поставщики Товары Заказы1: M M: M

24Виды первичных ключей Первичный кляч может быть двух видов. 1. Простой – состоящий из одного поля. 2. Составной – состоящий из двух и более полей. Составной ключ – это уникальный набор значений отдельных полей.

25Понятие целостности данных Поддержание целостности данных гарантирует сохранение существующих связей между таблицами при вводе и удалении записей и запрещает случайное удаление связанных данных. Например, таблицы Покупатели и Заказы связаны по полю Код покупателя. Если Покупатель с кодом 4 сделал 3 заказа, тогда в таблице Заказы будет 3 записи с таким кодом покупателя. Эти записи будут связаны с одной записью в таблице Покупатели. При попытки удаления любой из трех записей в таблице Заказы будет выдано сообщение о нарушении целостности данных.

27Понятие целостности данных Для поддержания целостности данных необходимо в диалоге Связи установить флажок Обеспечение целостности данных. Access может автоматически выполнять каскадное удаление и обновление связанных данных, если в диалоге связи установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

28Запросы на выборку — используются для выбора из БД интересующей пользователя информации. Выборка – это динамическая таблица с записями данных, которые удовлетворяют определенным условиям запроса. Выборка формируется каждый раз заново при запуске запроса. Можно обращаться с выборкой как с реальной таблицей, т. е. редактировать ее записи. Внесенные изменения будут автоматически отражены в реальных таблицах.

29Способы формирования запросов 1. QBE (Query By Example) запрос по образцу, т. е. запрос, который создается с помощью конструктора запросов. 2. SQL (Structured Query Language) – запрос пишется на языке SQL. При формировании QBE запроса Access автоматически формирует соответствующий SQL запрос, который можно посмотреть с помощью команды Вид — Режим SQL.

30Запросы Простой запрос – запускается мастер по созданию запроса на выборку. Перекрестный запрос – сводная таблица, которая создается мастером сводных таблиц Excel. Повторяющиеся записи – выполняется группировка записей с одинаковыми значениями указанного поля. Записи без подчиненных — выполняется поиск записей в главной таблице, для которых нет связанных с ними записей в подчиненной таблице.

31Создание запроса в режиме конструктора 1. Открыть окно конструктора. 2. Добавить нужные таблицы. 3. Установить параметры запроса.

32Параметры запроса на выборку 1. Сортировка – используется для сортировки выборки по указанному полю (ключу сортировки). Ключей может быть несколько. Сортировка по второму ключу выполняется, если есть повторяющиеся значения в поле первого ключа.

33Параметры запроса на выборку 2. Поля, у которых снят флажок в строке Вывод на экран участвуют в запросе, но не отображаются в выборке. 3. Условие отбора – выражение, которое используется в качестве критерия отбора записей по тому полю, в столбце которого это выражение введено. После ввода выражения необходимо нажать клавишу ENTER.

34Составление условий отбора в запросах 1. Использование маски Like. Символ * заменяет любое количество символов. Например: выражение Like “ М* ” — позволит отобрать все значения текущего поля, начинающиеся на букву М 2. Использование знаков сравнения. Например: > 5 ; >= 10 ; >= “ М* ” . 3. Отбор внутри диапазона значений: использование знаков сравнения и оператора AND; использование ключевого слова BETWEEN и оператора AND. Например: >=“ М* ” AND <=“ Р* ” ; BETWEEN 5 AND 10.

35Составление условий отбора в запросах 4. Использование оператора ИЛИ (OR). Например: для поля Дата условие * 08 OR * 09 (символ * заменяет символы, соответствующие дню и месяцу) позволит отобрать заказы за два года. Для той же цели можно использовать совместно со строкой Условие отбора строку ИЛИ.

36Составление условий отбора в запросах Список функций. 1. Группировка – группируются одинаковые значения данного поля. 2. SUM – вычисляется сумма сгруппированных значений. 3. AVG – определяется среднее сгруппированных значений. 4. MIN – определяется наименьшее из сгруппированных значений. 5. MAX – определяется наибольшее из сгруппированных значений. 6. COUNT – вычисляется количество сгруппированных значений. 7. FIRST – определяется первое из сгруппированных значений.

37Составление условий отбора в запросах 8. LAST – определяется последнее из сгруппированных значений. 9. Условие – выбирается из списка, если по данному полю составлено условие отбора. 10. Выражение – выбирается из списка, если для данного поля составлено вычисляемое выражение.